أخطاء في إدارة المشروعات ترتكبها الشركات

مهما اختلفت أنواع المشاريع اللي بتتعامل معها ، ستشوف نفس أنواع الأخطاء

ممكن تختلف التفاصيل اليومية ، ولكن معظم أخطاء إدارة المشروع التي تواجهها الشركات و اصحاب المشاريع  ناتجة عن العوامل دى

عدم وجود أهداف وغايات واضحة

لو بدأ فريقك العمل من غير فهم واضح لأهداف المشروع اكيد هيتحركوا  في الاتجاه الخاطئ ونفس الشيء

لوتم تحديد أهداف المشروع ، ولكن لم يتم نقلها بشكل صحيح إلى بقية الفريق ، أو الاتفاق مع العميل.

:حل

في وقت مبكر من مرحلة التخطيط ، لازم تحدد أهداف واضحة وتعزيزها خلال مدة المشروع.

تأكد من أن خطة المشروع تحدد أيضًا الأهداف والغايات حتى آخر التفاصيل ، لإدارة توقعات العميل

تحديد مواعيد نهائية غير واقعية

من أكثر الأخطاء شيوعًا إنشاء مخطط زمني مكثف للمشروع لا يعكس  الوقت و الواقع و ده بتسبب في ضغوط لفريقك

و مشاريع غير مكتملة أو متسرعة وانخفاض في الجودة أو مشاريع متأخرة.

:حل

خطط للجداول الزمنية بناءً على المشاريع السابقة ، واسمح ببعض حالات الطوارئ

للتأخيرات غير المتوقعة من خلال مراقبة تقدم المشروع

، يمكن للشركات  تتبع المراحل الرئيسية للأنشطة ، بحيث يمكن إجراء التعديلات مع العميل إذا لزم الأمر.

سوء فهم المتطلبات

إذا لم يتم فهم قيود الميزانية ومتطلبات الموارد والتعامل معها بكفاءة ، فإن المشروع معرض لخطر كبير بمواجهة مشكلات رئيسية

 ربما حتى الفشل التام ، اعتمادًا على مدى ضعف موارد المشروع

ببساطة لو لم يكن لديك الأشخاص المناسبين ، اللى عندهم المهارات المناسبة

 والوجودين  في الوقت المناسب ، فلن تكون هناك فرصة لتقدم المشروع كما خططت 

:حل

تقديم أدوات فعالة وموثوقة لإدارة الموارد ، لضمان الاستخدام المناسب للموارد طوال دورة حياة المشروع

راجع متطلبات الموارد أثناء مرحلة تخطيط المشروع ، بحيث يمكن تحديد أي تضارب أو ثغرات في المهارات المطلوبة ومعالجتها

مشاكل الاتصال

يعد سوء التواصل مصدرًا كبيرًا لأخطاء الشركات عندما تعمل في مشروع يومًا بعد يوم

فمن السهل أن نفترض أن فريق المشروع بأكمله على دراية بالتفاصيل ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا.

على العكس من ذلك ، فإن نقل المعلومات عن كل قرار صغير أو تغيير يربك الموظفين. يمكن أن يضعف التركيز

 وينتهي به الأمر إلى دفن الرسائل المهمة بين الرسائل غير ذات الصلة

:حل

يتحمل مديرو المشروع المسؤولية النهائية عن فهم كل عضو في الفريق وأصحاب المصلحة للمشروع

إن تحديد الأنظمة الأساسية التي يجب استخدامها لكل نوع من أنواع الرسائل والبيانات يعزز الشفافية

والوضوح في إيصال الأفكار تأكد من توثيق كل نقل للمعلومات من أجل التوحيد وتجنب ازدواجية العمل

عدم إدارة  المشاريع بشكل صحيح

نظرًا لأنك تتعاون مع عميل خلال مدة المشروع فمن المحتمل أن يتم طلب تغييرات صغيرة في نطاق المشروع

من أجل تقديم خدمة عملاء رائعة ، قد تكون غريزتك الأولى هي الموافقة على كل تغيير … لكن هذه الإضافات الصغيرة يمكن أن تضيف شيئًا

قبل أن تعرف ذلك  يمكن أن ينتهي بك الأمر في موقف لا تمتلك فيه الميزانية أو الموارد أو الوقت

لتحقيق المجموعة الجديدة من التسليمات بسبب هذا النطاق الزاحف

:حل

إنشاء عملية إدارة التغيير في وقت مبكر ، وتأكد من أن العميل وفريقك بأكمله على دراية بكيفية عملها

يجب توثيق التغييرات في نطاق المشروع مع مراعاة تأثيرها على بقية تنفيذ المشروع

تأكد من أن أي تعديلات على الميزانية أو الجدول الزمني واضحة وموافقة عليها من قبل جميع أصحاب المصلحة قبل تنفيذ التغييرات

عدم كفاية إدارة مخاطر المشروع

أحد الأخطاء الجسيمة التي ترتكبها الوكالات هو الفشل في إدارة مخاطر المشروع 

الأمر الذي يتطلب معرفة المخاطر ، والمهارات اللازمة لإدارتها ، واستراتيجيات التخفيف منها

يؤثر عدم وجود عملية مخاطر مناسبة على مرونة الفريق في المواقف غير المتوقعة

ويمكن أن يكون له تأثير على الشؤون المالية للمشروع وحتى على سمعة الوكالة

:حل

تعزيز عملية إدارة المخاطر في وكالتك من خلال تحليل المخاطر وخطة الاستجابة

قم بمراجعتها بانتظام خلال المشروع ، لتحديد أي مخاطر جديدة نشأت ووضع إستراتيجية لاستجابتك

عدم قياس النجاح

النجاح ليس ثنائيًا ستكون هناك دروس للتعلم من المشاريع الأقل نجاحًا

ومجالات للثناء والتطوير في المشروعات الأكثر نجاحًا ولكن إذا كان مديرو المشاريع

لا يتحققون من المقاييس ويقومون بجمع التعليقات بنشاط ، فلا توجد طريقة لقياس النجاح وتحديد مكان التحسين

يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإضرار بمعنويات الفريق ، مما يؤدي إلى عدم مشاركتهم ، فضلاً عن زيادة احتمالية تكرار

حل:

يعد تقرير حالة المشروع طريقة رائعة لإبقاء الفريق محدثًا والحفاظ على تركيز الجميع على نفس الهدف النهائي

بعد أن يكمل أعضاء الفريق مهامهم ويتم تسليم المشروع

يجب أيضًا تقييم أداء المساهمين الفرديين والفرق في نماذج الاستقصاء ، وردود الفعل الفردية ، والاستعراضات السابقة لتشريح عملية المشروع

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *